意外と重要!ミーテンィグの基本

( 効果的かつ効率的な会議のついてのまとめ )

だらだら、時間ばかりが経過してしまうミーティングや1日の大半がミーティングでつぶれる、なんて発言聞いたことはありませんか?これは、企業にとって、個人にとっても大きな損失なのです。それらを軽減する為のTips。

決して、会議中に余計な話をしてはいけない、無駄な話をするな、という意味ではありません!無駄な話やくだらない話は程度問題もありますが重要です。場を和ませる意味で重要だったりしますし、自由に発言できる環境は、とても重要です。また、いざくだらない会話を、といわれても、実行するには、思ったよりハードルが高いのです。

なので、このページでは、効率的な業務の為のミーテンィグの方向感や時間のとらえ方の一つとして提案します。まず、会議の種類を決めましょう。どこを着地点とした会議にしたいのか?これを決める必用があります。

おおむね想定する会議の種類としては、

1)ブレスト(意見交換)
2)情報共有
3)何かを決定する

この3つとします。

ここに、さらに細分化の例として、例えば、いつ何を誰がするのか?といったスケジュールまで、合議して決定する必用がある場合、上記分類では、3)になりますが、事前に、草案(スケジュールなどのたたき台)を共有しておけば、草案を元に社内(チーム内)のSNSなどで、ブレスト(意見交換)から、情報の共有、そして確定させて、いつ何を誰が実行するのか?

つまり、何かを確定するミーティング前に、ブレストや情報共有が軽く出来た上で、なにかを決定する会議ができる。ということになります。

いつ何を誰が実行するのか?というスケジュールを決めるケースでも、草案作成の前に関係者でブレストをしておけば、そのブレストを元に、草案制作→メンバーに共有、この後、会議となれば、3)の決定する会議、で、参加メンバーで共有する。という事になります。

多くの場合、上記1)2)3)と進めていくケースが多いので、プロジェクトがどのフェーズなのか?これもミーティングの種類で意識共有ができるというものです。

会議の種類がきまったら、つぎは、会議内の時間の割り振りを大まかにきめる。意外に思われるかも知れませんが、こういった時間の割り振りを事前に共有する事で、参加者としては、力の割り振りやミーティングの方向感が事前イメージできて、ミーティングは間違いなくスムースに進行します。

効率的な業務という事では、
会議は、30分にするくらいの気持ちが必用です。

例えば、1)のブレストの場合、事前に、ファクトシート(事実関係の資料)を参加者に共有して、そのファクトを元に各自で意見を交換するとして、仮にこんな形の進行表を作成してアジェンダ(検討課題や議題表)に記載しておく。

1.ファクト内容の確認など:5分
2.ファクトに関する意見交換:10分
3.想定されるメリットとデメリットや注意点をだしあう:15分

こんな風に、ザックリでも、想定する割り振りの時間を共有する事が重要です。

この時間が限られている感を共有する事で、会議に対する緊張感が増し、緊張感は集中力につながる。想定される見識とアイディアを、どんなロジックで伝えるのか?といった事も事前に考えやすくなります。

昨今、Googleドライブなどのクラウドツールを活用すると、事前に共有すればクラウド上でかなりの意見(アイディア)が共有され、会議に参加した時点で、さらに濃厚なブレストができるケースが多いです。

会議中に記事録を、これらドライブに書き込んでいくと、実は会議に参加していないメンバーでも、自分のデスクからドライブにアクセスすることで、何となく会議の進行感が共有できるので、一度、お試しいただくと面白いかと思います。

ただ、この時に、クラウドにアップしたファクトシートに、意見(アイディア)を加筆する場合、ファクト(事実関係)と意見を明確にする必用があるので、文字色なのか?書体で、どの部分がファクトであり、意見なのか?を参加者間で、事前に明確にルール化する事を忘れてはいけない。

個人の意見に関しても、やみくもに意見を出すのではなく、ある程度のファクトを踏まえた上で、演繹法でも帰納法でもつかってある程度のロジックツリーにする必要はあります。

当たり前ですが、実際に会議に、遅刻はしてはいけない。少し前にきて参加者とお話するくらいがベストです。

また、極力、発言しやすい空気にする事も大切である。その為に、あえて反対意見などを準備しておく(事前にお願いしておく)というも有効のようです(引用:ハーバード式「超」効率仕事術)。

あとは、ファシリテーター(進行係)、議事録係、そして重要なデバイスは、ホワイトボードである。これらを踏まえて、どんな会議にするのか?

ファシリテーターの姿勢・態度 「共にある」ということ 援助的であること 状況への感受性が豊かであること 先走らないこと 失敗を恐れないこと

wikipedia「ファシリテーター」より抜粋

1)ブレスト

ファクトを元に、今後、想定される事、今までの経験値で関連する内容、自分のチームに関連が想定される部分の意見や見識、ざっくりでも自分でとらえた情報となぜそう捉えたのか?など、意見を多く出すべきである。
ファクト(事実)と、そこから考えた推察を分けてみると、より有効である。つまり、推察はどのファクトから、どの様に推察したのか?これを明確にするも重要。つまり、ファクトからどのよう発想をしたのか、これがチーム間で共有されることが、今後の進行をスムーズにするように考える。

ブレストの場合、特に、ファシリテーターは、発言しやすい雰囲気を大切にして、発言内容をボードに書き込む。発言者は、他人の意見に対して極力否定的な発言は、慎む事がポイントである。ホワイトボードの面積に余裕がある場合、参加者でいろいろと書き込んでいくのも良い方法だと思う。

議事録は、クラウドで随時共有してもよいかも知れない。クラウドなので、参加者だけでなく、関係者がリアルタイムで、会議の内容を確認する事ができて、これ意外と楽しく、chatworkなどをオンにしておくと意見が飛んできたりするので、それはブレストに採用すべきケースもたたある。

2)情報共有

事前に、共有すべきな内容を参加者に渡しておく。
その資料について、クラウドで共有しつつ随時質問をクラウドでの加筆を受け付ける。そこに担当者が、コメントをさらに加筆する事で、簡単なディスカッションがクラウド上で実現できる。

そうすると、他のメンバーにも共有すべき内容の濃度がたかまると同時に、担当者としても、他のメンバーのとらえ方や理解にむけた方向感をつかむことができる。そうすれば、実際の会議の際にどんな情報がフックになって理解につながるのか?これがかなり明確であり、ミーティングがよりプラスの方向に向かうのは間違いない。

その内容と共有された回答を、記録して会議終了後に、元の資料に加筆して共有するのが重要。

3)何かを決定する

特定の事項に関して、メリットとデメリットを出して議論する。この場合、議事録係は、メリットデメリットを箇条書きでもよいので明確に記録する。同時に、メリットデメリットのコスト感などの数字があるとグッド。

これを元に、多数決をとる。もしくは、この多数決の数字も一緒に、決定すべきテーブル(チーム)と共有する。その際に、ホワイトボードの写真も一緒にヒモづけておくとよい。

さらに、何を、誰が、いつまで実行するのか?このあたりのせっかくの会議で決めてしまった方がよい、その際に、どんな方法で、いつまでに実行するのか?については、当事者に決めさせた方がよい。なんでもそれは「イケア効果」と呼ばれているらしい(引用:ハーバード式「超」効率仕事術)。

 

( 余談 )

私がブレストなどする際には、意図的に、間違った内容や発言をすることは、実は多々あります。そうすることで、思ったよりメンバーの発言は活発になるのです。つまり、突っ込みができる、イコール、考えているということでもあります。さらに、一度発言してメンバーの前向きな反応があったりすると、発言する事も楽になっていきます。

また、私の様に上長がミスをする→思ったよりこのオッサン緩いぞ→自分達がしっかりしないと、とか、意見しても楽しくやってくれる人なんだ、って思っていただけると、このミーティングは成功なのです!!

あと、ブレストの際には、軽食やお菓子を用意すると意外と楽しく参加したくなるみたいですね。。。なるべく話題のお菓子を用意してミーティングの参加が楽しくなってくれるように工夫しました。昨今ですと、UberEatなどでランチをデリバリーするのもイベント姓があってよさそうです。(※噂では、結構時間がずれるようです。これは困る)