意外と重要!ミーテンィグの基本(効率化)

効果的かつ効率的なミーティングについてのまとめ

時間ばかりがだらだら経過してしまうミーティング、1日の大半がミーティングでつぶれる、なんて発言聞いたことはありませんか?これは企業にとって、個人にとって大きな損失なのです。それらを軽減する為のTips。

決して、会議中に余計な話をしてはいけない、無駄な話をするな、という意味ではありません!無駄な話やくだらない話は程度問題もありますが重要です。場を和ませる意味で重要だったりしますし、自由に発言できる環境は、とても重要です。また、いざ「くだらない会話をしてください」といわれても、実行するには、思ったよりハードルが高いのです。

ここでは、効率的で良い感じな業務の為のミーテンィグの方向感や時間のとらえ方の一つとして提案します。まず、会議の種類を決めましょう。どこを着地点とした会議にしたいのか?これを決める必用があります。

おおむね想定する会議の種類としては、

1)ブレスト(意見交換)
2)情報共有
3)何かを決定する

この3つとします。

例えば、「いつ」「何を」「誰が」実行するのか?といったスケジュールまで、合議して決定する必用がある場合、上記分類では3)になります。つまり、何かを確定するミーティング前に、ブレストや情報共有が軽く出来た上で、なにかを決定する会議ができると考えました。

「いつ」「何を」「誰が」実行するのか?というケースでも、草案策定の前に関係者間で1)のブレストをしておけば、そのブレストを元に、草案制作  → 2)のメンバーに共有、この後、会議となれば、3)の決定する会議、で、さらには、関係するメンバーで共有する。という事になります。

多くの場合、上記1)2)3)と進めていくケースが多いので、プロジェクトがどのフェーズなのか?これもミーティングの種類で意識共有ができるというものです。

会議の種類がきまったら、つぎは、会議内の時間の割り振りを大まかにきめる。意外に思われるかも知れませんが、こういった時間の割り振りを事前に共有する事で、参加者としては時間の割り振りやミーティングの方向感が事前イメージできて、ミーティングは間違いなくスムースに進行します。

 

会議で陥りがちな「リンゲルマン効果」について

リンゲルマン効果、なんかだすんごい効果のようですが、簡単には「社会的手抜き」とも呼ばれています。つまり、集団で共同作業を行う際に「自分1人ががんばらなくても・・」と思う、ソレです。思い当たることも多々あるかと思いますが、いわゆる、複数人で作業すると1人で作業するよう効率が落ちることを呼んでいます。

wiki:社会的手抜きより抜粋

リンゲルマンによる実験

20世紀初頭のフランスの農学者マクシミリアン・リンゲルマン(英語版)は綱引き、荷車を引く、石臼を回すなどの集団作業時の一人あたりのパフォーマンスを数値化した。実験の結果、1人の時の力の量を100%とした場合、2人の場合は93%、3人では85%、4人では77%、5人では70%、6人では63%、7人では、56%、8人では49%と1人あたりの力の量は低下した。リンゲルマンは集団が大きくなるほど集団全体のアウトプットと個人のアウトプットの合計の差は拡大するリンゲルマン効果(英語版)という現象を明らかにした。

なので、会議やミーティングでは参加者に当事者意識をもっていただくと同時にある程度人数を絞って、しかも以下に書きましたが、会議ミーティングは時間を決め込むなど工夫することで集中した時間にすることができると考えております。

自分が行っていた大学院では発言点を重視していたので、授業中発言しないイコール0点としていました。これくらいの人事評価制度にした方かが良いと思います。多くの参加者による多数決って、創造性のある決定はできない、というのも研究結果からでているようですが、これも実感するところではないでしょうか?

「効率的な」という点では、
会議は30分にするくらいの気持ちも必用です。

例えば、会議の種類1)のブレストの場合、事前に、ファクトシート(事実関係の資料)を参加者に共有して、そのファクトを元に各自で意見を交換するとして、仮にこんな形の進行表を作成してアジェンダ(検討課題や議題表)に記載して事前に共有しておく。

1.ファクト内容の確認など:5分
2.ファクトに関する意見交換:10分
3.想定されるメリットとデメリットや注意点をだしあう:15分

こんな風にザックリでも、想定する割り振りの時間を共有する事が重要です。ポイントは、事前にメンバーに共有して参加者が目を通しておくことです。特にファクトを認識して意見を用意しておく、さらに、共有の段階で、必要となるメリットデメリットをイメージできればグッドです。

いきなり30分にするのは抵抗がある、という方は45分とかからはじめてみる、というのも一つの方法です。時間内に押し込んでみると意外とイケるとおもいます。

"時間が限られている感"を共有する事で、
会議に対する緊張感が増し、
緊張感は集中力につながる!

想定される見識とアイディアを、どんなロジックで伝えるのか?といった事も事前にイメージしやすくなります。

昨今、Googleドライブなどのクラウドツールを活用すると、事前に共有すればクラウド上でかなりの意見(アイディア)が共有され、会議に参加した時点で、さらに濃厚なブレストができるケースが多いです。

会議中に議事録を、これらドライブに書き込んでいくと、実は会議に参加していないメンバーでも、自分のデスクからドライブにアクセスして、何となく会議の進行感が共有できます。ここに質問や意見を投じる人もでてきて混乱なのか活性化なのかが発生しますので、一度、お試しいただくと面白いかと思います。

この時に、クラウドにアップしたファクトシートに、意見(アイディア)を加筆する場合、ファクト(事実関係)と意見を明確にする必用があるので、文字色なのか?書体で、どの部分がファクトであり、意見なのか?を参加者間で、事前に明確にルール化する事を忘れてはいけない。

個人の意見に関しても、やみくもに意見を出すのではなく、ある程度のファクトを踏まえた上で、演繹法でも帰納法でもつかってロジックツリーにする必要はあります。

 

当たり前ですが、実際に会議に、遅刻はしてはいけない。少し前にきて参加者と雑談するくらいがベストです。

また、極力、発言しやすい空気にする事も大切である。その為に、あえて反対意見などを準備しておく(事前にお願いしておく)というも有効のようです(引用:ハーバード式「超」効率仕事術)。

あとは、ファシリテーター(進行係)、議事録係、そして重要なデバイスは、ホワイトボードである。これらを踏まえて、どんな会議にするのか?

ファシリテーターの姿勢・態度 「共にある」ということ 援助的であること 状況への感受性が豊かであること 先走らないこと 失敗を恐れないこと

wikipedia「ファシリテーター」より抜粋

1:ブレスト

ファクトを元に、今後、想定される事、今までの経験値で関連する内容、自分のチームに関連が想定される部分の意見や見識、ざっくりでも自分でとらえた情報となぜそう捉えたのか?など、意見を多く出すべきである。

ファクト(事実)と、そこから考えた推察を分けてみると、より有効である。つまり、推察はどのファクトから、どの様に推察したのか?これを明確にするも重要。つまり、ファクトからどのよう発想をしたのか、これがチーム間で共有されることが、今後の進行をスムーズにするように考える。

ブレストの場合、特に、ファシリテーターは、発言しやすい雰囲気を大切にして、発言内容をボードに書き込む。発言者は、他人の意見に対して極力否定的な発言は、慎む事がポイントである。ホワイトボードの面積に余裕がある場合、参加者でいろいろと書き込んでいくのも良い方法だと思う。

議事録は、クラウド(Googleドライブとか)で随時共有してもよいかも知れない。クラウドなので、参加者だけでなく、関係者がリアルタイムで、会議の内容を確認する事ができて、これ意外と楽しく、Chatworkなどをオンにしておく、もしくはGoogleトライブとかですと権限があればそのまま追記やコメントできたりするので、リアルタイムで意見や質問点が飛んできたりするので、それはブレストに採用すべきである。

2:情報共有

事前に、共有すべきな内容を参加者に渡しておく。
その資料について、クラウドで共有しつつ随時質問をクラウドでの加筆を受け付ける。そこに担当者が、コメントをさらに加筆する事で、簡単なディスカッションがクラウド上で実現できる。

そうすることで、他のメンバーにも共有すべき内容の濃度がたかまると同時に、担当者としても、他のメンバーのとらえ方や理解にむけた方向感をつかむことができる。そうすれば、実際の会議の際にどんな情報がフックになって理解につながるのか?これがかなり明確であり、ミーティングがよりプラスの方向に向かうのは間違いない。

その内容と共有された回答を、記録して会議終了後に、元の資料に加筆して共有するのが重要。

3:何かを決定する

特定の事項に関して、メリットとデメリットを出して議論する。この場合、議事録係は、メリットデメリットを箇条書きでもよいので明確に記録する。同時に、メリットデメリットのコスト感などの数字があるとグッド。

これを元に、多数決をとる。もしくは、この多数決の数字も一緒に、決定すべきテーブル(チーム)と共有する。その際に、ホワイトボードの写真も一緒にヒモづけておくとよい。

さらに、何を、誰が、いつまで実行するのか?このあたりのせっかくの会議で決めてしまった方がよい、その際に、どんな方法で、いつまでに実行するのか?については、当事者に決めさせた方がよい。なんでもそれは「イケア効果」と呼ばれているらしい(引用:ハーバード式「超」効率仕事術)。

イケア効果!?顧客満足度のアップやマーケティングにつながる心理的効果より抜粋

米ハーバード大の経済学者マイケル・ノートンは、こんな実験を行いました。

被験者にイケアの家具を組み立てさせ、それをプロが組み立てたものと一緒に並べ、それぞれいくらまでなら買ってもいいかと尋ねたところ、被験者は自分が作ったものにより高値をつけたそうです。

そして、「手間をかけることで愛着が強まること」という行動心理学を「イケア効果」として提唱しました。

( 余談 )

私がブレストなどする際には、意図的に、間違った内容や発言をすることは、実は多々あります。そうすることで、思ったよりメンバーの発言は活発になるのです。

つまり、突っ込みができる、イコール、内容ついて考えているということでもあります。さらに、一度発言してメンバーの前向きな反応があったりすると、発言する事も楽になっていきます。

また、私の様に上長がミスをする → 思ったよりこのオッサン緩いぞ → 自分達がしっかりしないと、とか、意見しても楽しくやってくれる人なんだ、って思っていただけると、このミーティングは成功なのです!!

あと、ブレストの際には、軽食やお菓子を用意すると意外と楽しく参加したくなるみたいですね。。。なるべく話題のお菓子を用意してミーティングの参加が楽しくなってくれるように工夫しました。昨今ですと、UberEat(※)などでランチをデリバリーするのもイベント性があってよさそうです。(※噂では結構到着時間がずれるようです。これは困る)

 

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以上は、効率的なミーティングについてまとめてみました。実際には、ここに「自分ゴト化」の要素がないと、ミーティングの意味がなくなってしまう。上記「イケア効果」は、そういった意味での自分ゴト化に近い。